Projekt-bistand

Du har ansvar for et projekt

Måske er du i tvivl om, hvordan du kommer godt fra start, eller hvordan du sikrer ledelsesmæssig opbakning.

Måske møder du modstand fra samarbejdspartnere – eller måske mangler du bare tid og overblik over de mange opgaver.

Kom sikkert videre i dit projekt med hjælp fra en erfaren projektleder – der har 20 års erfaring med udviklingsprojekter.

Jeg tilbyder strategisk rådgivning på timebasis, så du hurtigt kan komme videre.

Eller konkret hjælp til at løse opgaverne. Uanset om du er i opstartsfasen, udførelsesfasen eller projektets afslutnings- og evalueringsfase.

Fra idé til virkelighed – få succes med dit projekt

Din udfordring

Du har ansvaret for et projekt, men…..

mangler tiden til projektet?
møder modstand internt i organisationen?
har vanskeligt ved at etablere samarbejde på tværs af afdelinger?
er presset fra politisk side?
savner nye ideer til involvering af borgere og frivillige?

Min bistand

Få f.eks. hjælp til

at koble projektet strategisk til afdelingens eller kommunens øvrige mål
at udforme projektbeskrivelse
at inddrage det politiske niveau
at etablere samarbejde med andre forvaltninger
at skabe overblik over projektets faser
interessentanalyse
borgerinddragelse

Dit udbytte

Du opnår

bedre overblik over opgaver og aktiviteter i projektet
styrket samarbejde med interne eller eksterne samarbejdspartnere
at projektet kommer sikkert fra land eller helt i mål
at få frigjort tid til andre krævende opgaver

Du undgår

ubehagelige overraskelser
unødvendig modstand fra det politiske niveau
usikkerhed

Få hjælp til dit projekt - kontakt mig

særlige udfordringer

….der altid bør adresseres i et kommunalt projekt

Kommunale projekter har særlige vilkår. De gennemføres i en politisk kontekst og i et administrativt system, hvor hver afdeling er gearet til at servicere et bestemt udvalg.

Mere end 12 års erfaring har lært mig, at 5 kerneudfordringer, altid bør adresseres i et kommunalt projekt.

Som rådgiver har jeg altid særligt fokus her.

Og konkrete metoder og værktøjer til at håndtere udfordringerne – også i din særlige kontekst.

1. POLITISK FORANKRING

Uden politisk opbakning risikerer ethvert godt projekt at lide døden. Etabler politisk forankring og stærke politiske ambassadører gennem tidlig inddragelse af udvalg, dialog, temadrøftelser og via strategisk kobling af projektet til relevante politiske dagsordner.

2. Samarbejde på tværs af forvaltninger

Silotænkning eksisterer i alle organisationer. Men samarbejde med andre forvaltninger er ofte en forudsætning i et kommunalt projekt. Udnyt andre afdelingers specialviden frem for at modarbejde. Etabler dialog ved at tale ind i den anden afdelings kontekst, tag afsæt deres handleplaner og bidrag til deres målopfyldelse. Involver bredt og åbent allerede i opstartsfasen.

3. Værdien for slutbrugerne

Mange kommunale projekter tager afsæt i organisationens behov frem borgerens. Spørg altid: Hvilken effekt skaber projektet for borgeren? Hvad bliver lettere eller bedre for modtageren? Hvad vil forandringen helt konkret betyde i borgerens hverdag? Flyt perspektiv og formuler mål med afsæt i borgerens – Ikke kommunens – behov.
Det skaber fokus i processen – og gør projektet nemmere at sælge politisk.

4. Strategisk kobling til eksisterende mål

Mange kommunale projektet kan få mere luft under vingerne, hvis de fra start kobles strategisk til kommunens eksisterende mål, politikker og handleplaner. Løft blikket og vurder projektets relevans for de tværgående mål og politikker i andre forvaltninger. Det giver mulighed for at udnytte eksisterende viden – og skaber større effekt for borgeren.

5. Relevante ressourcer og kompetencer

Forfald ikke til at bemande projektet med en (tilfældig) person fra hver afdeling – for at opretholde ‘magtbalancen’ og sikre ‘repræsentation’. Det fremmer silotænkning og svækker fremdrift, udvikling og nytænkning. Vurder hvilke faglige kompetencer, der er nødvendige i projektgruppen og fordel opgaver herefter. Og hold fælles fokus i styregruppen på projekets formål – i stedet for at hyppe egne kartofler.

Det virkede uoverskueligt at finde tid til projektlederopgaverne ved siden af alle mine andre driftsopgaver, da vi skulle igang med projektet Horsens Cykelbibliotek. Men vi manglede meget for at kunne få de nødvendige politiske godkendelser.

Samtidig var jeg bekymret for, at vi ville gro fast i den måde, vi plejer gøre tingene på. Det undgik vi ved at bruge Line Wagener tidligt i projektets opstartsfase. Hun bragte nye ideer på banen, satte struktur på processen og kørte en inddragelsesproces, hvor vi fik andre afdelinger i tale på en måde, vi ikke selv kunne have sikret.

Det er altid vanskeligt at finde midler til projektopstart, inden man har en politisk godkendelse. Line foreslog selv at dele opgaven op i små bidder. Dermed kunne vi nøjes med at indgå en aftale om bistand til forundersøgelser. Og bagefter indgå en aftale om næste fase.

Vi har været meget tilfredse med samarbejdet.

Brian Skaarup Hannibal

Projektleder Horsens Cykelbibliotek, Teknik og Miljø, Horsens Kommune

PROJEKTOPSTART

5 ting, du altid bør huske

hvis dit projekt, skal sikkert fra land

1. Interessentanalyse

Få styr på hvem, der kan spolere projektet, hvem, der har særlige interesser på spil, hvem, der vil bakke op undervejs og hvem, der har noget at miste.

2. Mål og succeskriterier

Skab en klar retning med et tydeligt projektformål, ’SMARTE’ mål og veldefinerede succeskriterier. Et målhierarki kan hjælpe dit projekt godt fra start.

3. SWOT-analyse

Skab overblik over de iboende svagheder og styrker i projektet. Og få styr på, hvilke muligheder omverdenen kan skabe og hvad, der kan true dit projekt.

4. Projektorganisering

Udpeg en dygtig projektleder (ikke en sagsbehandler). Rekrutter til projektgruppen ud fra kompetencer. Etabler den nødvendige forankring i organisationen. Afsæt de nødvendige tidsmæssige ressourcer til projektledelse.

5. Forventningsafstemning

Tag projektejeren i ed. Afstem forventningerne internt i projektgruppen. Og sørg for at resten af organisationen og interessenterne kender projektets formål, mål og rammer.